15 dicas para reuniões produtivas e rápidas
Tenho duas buganvílias na fachada da minha casa. Todos os anos, costumo ter um ninho numa delas. Este ano, fui presenteado com dois ninhos. Estavam tão escondidos que só dei por eles quando andava a podar as buganvílias. A mãe ficou muito assustada mas não se afastou para longe. Logo que eu abandonei o local, ela regressou ao ninho para satisfação dos filhotes. Todos sobreviveram. E já andam por aí a esvoaçar.
1.Distribua a agenda com antecedência.
2.Faça circular as informações antes da reunião.
3.Comece e termine a reunião com uma nota positiva.
4.Sorria com frequência.
5.Antes da reunião, cuide do espaço.
6.Certifique-se de que todos têm o direito à palavra.
7.Imponha limites de tempo para as intervenções.
8.Impeça intervenções repetidas.
9.Se a reunião demorar mais de duas horas, coloque uma mesa com bebidas (água, café e chá) e bolos secos (a escola deve ter orçamento para isso; se não tem, exija por escrito).
10.Obtenha e registe o feedback dos participantes na reunião.
11.Leve um "esqueleto" da acta para a reunião.
12.Leve um portátil para a reunião e peça ao secretário da reunião que vá fazendo a acta.
13.No final da reunião, peça 5 minutos de tolerância para completar a acta.
14.Proceda à leitura e à aprovação da acta no final da reunião.
15.Certifique-se que a acta só contém deliberações e que as intervenções dos presentes só ficam em acta a pedido dos mesmos.
Ramiro, como é importante este teu post! Todos o são, mas este caiu que nem ginjas, nesta altura do ano. Reuniões de avaliação com 4 horas ou mais de duração, em que o bar está fechado e o almoço, na escola, fora apenas uma sandocha e uma sopa...Colegas a secretariarem com pouca ou nenhuma experiência em computadores...que martírio!
Xana
Xana!
Não havia necessidade. Eu dirijo reuniões quinzenais com mais de 15 participantes e faço-o há muutos anos e aprendi que a pessoa que dirige a reunião tem um grande poder: pode tornar a reunião produtiva e rápida ou pode torná-la num inferno. Infelizmente, há professores que complicam ainda mais do que o ME.